A gestão de projetos é, cada vez mais, um fator determinante para que as empresas consigam entregar produtos, serviços ou resultados com eficiência e qualidade.

Mas não se trata simplesmente de um conjunto de ações e boas práticas que, na teoria, funcionam muito bem.

Quando falamos de execução, é preciso dar atenção a algumas questões essenciais para que o gerenciamento esteja alinhado às expectativas do cliente e também a processos bem definidos.

Por isso, reunimos quatro pontos importantes para a realização de uma gestão de projetos eficaz junto à sua equipe. Confira!

O primeiro passo é a definição das necessidades do cliente

Gerenciar um projeto é realizar uma ação – que tem início, meio e fim – com o objetivo de gerar um resultado exclusivo para um determinado cliente.

Por isso, na prática, o ponto de partida para a gestão de projetos é entender, de forma aprofundada, as necessidades desse cliente. É preciso colocar no papel quais são seus objetivos, os requisitos e tudo aquilo que ele conseguiu transmitir de forma explícita e implícita sobre o seu propósito.

Com todas essas informações detalhadas em mãos, será possível destrinchar essa ação em etapas e planejar cada atividade a ser realizada até a entrega final.

A importância da liderança para a gestão de projetos

O bom desempenho de um projeto não depende só do conhecimento técnico da equipe, mas também do líder capaz de organizar e puxar o grupo: o gerente de projetos.

Segundo esta definição publicada pelo Project Management Institute, gerentes de projetos são agentes de mudança capazes de documentar, monitorar e controlar as atividades realizadas em cada etapa.

Mesmo sob pressão e diante de cenários mutáveis, são responsáveis por concentrar todas as informações referentes ao projeto e mediar a comunicação entre as partes envolvidas de uma maneira eficiente.

Para quem a assume, essa liderança é desafiadora. Mas, ao mesmo tempo, tem a capacidade de inspirar a equipe e conduzi-la aos resultados que devem ser entregues para o cliente, envolvendo o grupo em um propósito comum.

Pontos essenciais para a etapa de planejamento

Outro ponto importante sobre a gestão de projetos é o planejamento elaborado para que os objetivos sejam alcançados com sucesso.

Nesta fase, a visão ampla sobre as entregas abre espaço para as definições do escopo, da Estrutura Analítica de Projeto (EAP) e das atividades específicas de cada etapa.

O escopo nada mais é que o detalhamento do que será realizado no projeto, levando em consideração as suas premissas, restrições e as principais entregas que serão feitas para os clientes. A sua definição é auxiliada pela elaboração da EAP, uma ferramenta que permite ter uma visão organizada de todas as fases e entregas do projeto. Com isso, torna-se mais fácil criar uma sequência de atividades e estimar a duração de cada uma delas ao longo da fase de execução.

O que será feito e quando? Uma gestão de projetos eficaz precisa da construção de um cronograma que irá englobar todas as tarefas determinadas.

Além disso, o gestor e a equipe também devem levar em consideração todo o custo de execução do projeto, dimensionando com precisão não só o tempo, mas também os recursos investidos.

Hoje já se fala muito em Gestão Ágil, que têm planejamentos mais enxutos e menos burocráticos, sem a necessidade de detalhar e sequenciar as etapas e atividades do projeto.

As mudanças também devem ser vistas como parte do projeto

Na prática, o projeto deve ser executado da forma que foi planejado, mas as mudanças são recorrentes e tanto o gestor quanto a equipe devem estar preparados para elas.

Para que os objetivos sejam cumpridos e os prazos sejam respeitados, os responsáveis por cada tarefa precisam se adaptar rapidamente a qualquer alteração que apareça ao longo do caminho.

Da mesma forma, eles devem estar aptos a aprender com essas modificações e avaliá-las a cada etapa junto ao gestor. Afinal, as mudanças podem ajudar a ter uma nova visão sobre os processos e tornar a gestão de projetos mais eficaz a cada produção.

Com a prática, tanto o grupo quanto o líder conseguem adequar as entregas a métodos mais eficientes, aumentando, assim, a qualidade do trabalho realizado.

Gostou do nosso post sobre a gestão de projetos na prática? Então aproveite para ler também nosso texto sobre a metodologia Scrum, a maior tendência em projetos no mercado!